Contoh Penulisan Laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN SUMEDANG (Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang)

Jln. Prabu Gajah Agung No. 09, Kelurahan Situ, Kecamatan Sumedang Utara, Kabupaten Sumedang

Laporan ini dibuat untuk memenuhi syarat salah satu tugas PRAKERIN

Oleh:

                                         Nama                        :  Asep Herdiana

                                         NIS                           :  0821039293

                                         Kelas                        : XII

                                         Kompetensi Keahlian : Teknik Komputer & Jaringan

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI SITURAJA

Jalan Sawahmenak No. 23/47 Situraja – Sumedang smkpgri.situraja@yahoo.co.id

2017/2018  

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA SEKRETARIAT DAERAH (SETDA) KABUPATEN SUMEDANG

Jln. Prabu Gajah Agung No. 09, Kelurahan Situ, Kecamatan Sumedang Utara, Kabupaten Sumedang

Situraja, 23 September 2017

Disetujui Oleh:

                           Ketua Program Keahlian,                                                              Pembimbing,

                    

                      Ginanjar Kurnia Surya, S. Kom                                              Agus Sunarya, S. Kom                           NIP.                                                                                              NIP.                                                             

Mengetahui,

Kepala Sekolah SMK PGRI Situraja,

                                                 

                                                  Drs. Asep Dudung Suryana, M.M.Pd                                                  NIP. 19650525 199103 1 015

IDENTITAS SEKOLAH

Nama Sekolah       :   SMK PGRI Situraja
Alamat                  :   Jalan Sawahmenak No. 23/47 Situraja-Sumedang,
                                  Jawa Barat
Status Sekolah       :  Swasta (Terakreditasi B)
Email                     :  smkpgri.situraja@yahoo.co.id
Kepala Sekolah     :  Drs. Asep Dudung Suryana, M.M.Pd
NIP                        :  19650525 199103 1 015
Program Keahlian :

• Teknik Komputer dan Jaringan
• Teknik Sepeda Motor

IDENTITAS SISWA

Nama                           :  Asep Herdiana
Nomor Induk Siswa    :
Tempat/ Tgl. Lahir      :  Sumedang, 18 Maret 2000
Kelas                           :  XII (TKJ-1)
Kompetensi Keahlian  :  Teknik Komputer dan Jaringan
Sekolah                        :  SMK PGRI Situraja
Alamat                         :  Situraja
Telepon/HP                  :  +6283825972941
Pembimbing Sekolah   :  Agus Sunarya, S. Kom

IDENTITAS INSTANSI

Nama Instansi       : Sekretariat Daerah (SETDA) Sumedang
Alamat                  : Jalan Prabu Gajah Agung No. 09, Kelurahan Situ, Kecamatan
                                Sumedang Utara, Kabupaten Sumedang
Status Instansi       : Pemerintahan
Email                     :
No. Telepon           : (0261) 201313 / (0261) 201606, 202001
Pimpinan               : Drs. H. Zaenal Alimin, M.M
Bidang Usaha        : Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang

KATA PENGANTAR

       Puji syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga akhirnya saya dapat menyelesaikan penyusunan laporan ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Dari hasil yang telah dilakukan dan dicapai selama mengikuti Proses Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yaitu Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) di Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sumedang, Jln. Prabu Gajah Agung No. 09, Kelurahan Situ, Kecamatan Sumedang Utara, Kabupaten Sumedang.

       Kegiatan PRAKERIN dilaksanakan selama 3 bulan dari tanggal 10 Juli 2017 sampai dengan 16 September 2017, saya banyak mendapatkan ilmu pengetahuan yang lain di dalam dunia industri dan usaha/instansi. Saya sebagai penyusun banyak mendapatkan pengalaman berharga yang tak ternilai.

       Sehubungan dengan terlaksananya PRAKERIN ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan dari semua pihak secara moril maupun materil, oleh karena itu saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Kedua orang tua tercinta yang selalu memberikan motivasi selama Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).
2. Bapak Drs. H. Zaenal Alimin, M.M selaku pimpinan Instansi tempat dilaksanakannya PRAKERIN.
3. Bapak Drs. Asep Dudung Suryana, M.M.Pd selaku Kepala Sekolah SMK PGRI Situraja.
4. Bapak Asep Nandra, S. Sos, M.Si selaku Pembimbing Lapangan.
5. Bapak Asep Sunarya, S. Kom selaku Pembimbing Laporan PRAKERIN.
6. Bapak Ginanjar Kurnia Surya, S. Kom selaku Ketua Jurusan Teknik Komputer Jaringan SMK PGRI Situraja.
7. Semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam penyusunan laporan ini.

       Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih banyak kekurangan-kekurangan ataupun kesalahan, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis.  Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis akan menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kemajuan dalam pembuatan laporan selanjutnya.

       Semoga apa yang telah dilakukan penulis dalam laporan PRAKERIN ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Aamiin.

                                                                                               
                                                                                                            Situruja, 23 September 2017
                                                                                                     
                                                                                                                          Penulis

DAFTAR ISI

Halaman 

SAMPUL DALAM

HALAMAN PENGESAHAN

IDENTITAS SEKOLAH

IDENTITAS SISWA

IDENTITAS INSTANSI
KATA PENGANTAR …………….......………………..….…………................................………….. i
DAFTAR ISI ……………………….......………..............………..…………..............................……iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................. v
DAFTAR TABEL ................................................................................................................................ vi
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................................... vii

BAB   I    PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ……………………………………..……..........................................……….. 1

1.2 Maksud dan Tujuan ………………………………………............................................…...… 1

1.2.1 Maksud …………………………………………..……..........................................…… 2

1.2.2 Tujuan ……………………………………….………...........................................…….. 2

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan …………………………............................................……… 4

1.3.1 Waktu Pelaksanaan …………………………………............................................…….. 4

1.3.2 Tempat Pelaksanaan ……………………………………............................................…. 5

1.4 Manfaat Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) …………….............................................…… 7

BAB   II    PROFILE INSTANSI

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ………………………………............................................…….. 9

2.2 Visi dan Misi Perusahaan …………………………………............................................…….. 9

2.2.1 Visi …………………………………………………...............................................….. 10

2.2.2 Misi ………………………………………………..…..........................................…… 10

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan …………………...………..........................................……. 11

BAB III PEMBAHASAN
           3.1  Dasar Teori
                  3.1.1 Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang ................................................................ 12
                  3.1.2 Pengertian Praktek Kerja Industri ............................................................................ 12
                  3.1.3 Pengertian Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar ..................................... 14

           3.2  Materi Kegiatan Praktek Kerja Industri …………......………................................…….. 15

BAB IV    PENUTUP

       4.1 Kesimpulan ………………………....……….....…………….............................………... 17

          4.2 Saran ……………………….………………….....…………............................……….… 18

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................................................19

LAMPIRAN-LAMPIRAN …………….…………….........……………............................………… 20

                                     BAB I                                         
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

       Setiap peserta didik lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian dan siap kerja. Oleh karena itu diadakan suatu program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yaitu dengan melaksanakan Praktek Kerja Industri (Prakerin) agar setiap peserta didik lulusan SMK mempunyai suatu pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha tersebut secara nyata setelah lulus sekolah.

       Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat menghasilkan tamatan sebagaimana yang diharapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang profesional, karena keahlian profesional seseorang tidak semata-mata diukur oleh penguasaan unsur pengetahuan dan teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan penguasaan kiat (arts) bekerja yang baik. 

       Ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja (industri/perusahaan atau instansi tertentu) yang secara bersama-sama menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak seharusnya terlibat dan bertanggungjawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap penyelenggaraan, sampai penilaian dan penentuan kelulusan peserta didik.

1.2 Maksud dan Tujuan

1.2.1 Maksud

       Pada umumnya, prakerin merupakan salah satu syarat tugas akhir kenaikan atau kelulusan siswa. Kegiatan ini memang sengaja dilakukan di akhir untuk menambah pengetahuan lebih sebelum berkecimpung dalam dunia kerja  yang sesungguhnya. Setelah mengikuti kegiatan prakerin, siswa diharapkan menjadi  

lebih terampil dan mendapat wawasaan yang lebih luas mengenai pandangan dalam dunia kerja, khususnya untuk menumbuhkan etos kerja yang tinggi dan sifat dewasa yang bisa lebih professional. Prakerin merupakan salah satu wadah bagi siswa agar lebih siap dan tidak kaget lagi ketika memasuki dunia kerja yang sesungguhnya dan semakin ketat persaingannya.

1.2.2 Tujuan 

       Adapun tujuan secara umum diadakannya kegiatan prakerin adalah sebagai berikut:

• Menambah pengalaman atau wawasan siswa dalam dunia usaha.
• Membentuk mental siswa menjadi pekerja keras.
• Membentuk sifat dewasa yang profesional.
• Meningkatkan etos kerja siswa.
• Meningkatkan kreativitas dan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan kerja.
• Memperkokoh antara proses pendidikan dan dunia kerja.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1.3.1 Waktu Pelaksanaan   : 10 Juli 2017 s/d 16 September 2017.

1.3.2 Tempat Pelaksanaan : Sekretariat Daerah Sumedang (SETDA) Installasi. Jln. Prabu Gajah                                                       Agung No. 09, Kelurahan Situ, Kecamatan Sumedang Utara, Kabupaten                                                Sumedang.

1.4 Manfaat Praktek Kerja Industri (Prakerin)

        Adanya manfaat Praktek Kerja Industri antara lain:

1) Menambah wawasan pada peserta didik.

2) Membina hubungan kerja sama yang baik antara pihak sekolah dengan perusahaan atau lembaga         instansi lainnya.

3) Mendapatkan pengalaman untuk bekal pada saat bekerja nantinya.

4) Menumbuhkan rasa kebersamaan dan kekeluargaan antara pihak sekolah dengan pihak                         perusahaan.

BAB II 
PROFILE INSTANSI

   2.1 Sejarah Singkat SETDA Kabupaten Sumedang

       Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang dalam lingkungan Jawa Barat (Berita Negara Tanggal 8 Agustus 1950), bahwa Kabupaten Sumedang merupakan salah satu Kabupaten yang terletak di dalam lingkungan Jawa Barat.

       Sekretariat Daerah merupakan salah satu bagian Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang yang berkedudukan sebagai unsur tetap pemerintah dan bertanggung jawab kepada Bupati Sumedang.

          

          2.2 Visi dan Misi SETDA Kabupaten Sumedang

  2.2.1 Visi

       Visi adalah suatu pandangan jauh tentang instansi, tujuan-tujuan instansi, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang.

       Visi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang Tahun 2014 – 2019 adalah: 

“Terwujudnya Sekretariat Daerah yang profesional, transparan dan akuntable dalam kerangka reformasi birokrasi guna mewujudkan Sumedang yang sejahtera, nyunda, maju, mandiri dan agamis 2018”

           

           2.2.2 Misi 

       Misi adalah tindakan untuk mewujudkan atau merealisasikan visi. Dalam merumuskan misi harus mempertimbangkan dan menganalisis tugas pokok sekolah dan kelompok-kelompok yang berkepentingan, melalui bentuk layanan untuk memenuhi tuntutan yang dituangkan dalam visi sekolah dengan berbagai  

indikatornya. Untuk mencapai visi tersebut, perlu dilakukan suatu misi berupa kegiatan jangka panjang dengan arah yang jelas.

       Untuk misi SETDA Kabupaten Sumedang Tahun 2014 – 2018 yaitu:

1) Mewujudkan penyelenggaraan tata kelola pemerintah yang efektif, transparan, dan akuntable.

2) Meningkatkan sinergitas dan kualitas perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi dan                           pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah.

3) Mewujudkan aparatur pemerintah daerah yang profesional dan kompeten dalam                                   penyelenggaraan pemerintah daerah.

        2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang

BAB III

PEMBAHASAN

3.1  Dasar Teori
3.1.1 Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang

       Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sumedang merupakan suatu instansi pemerintahan yang berperan sebagai tata kelola pemerintah. Sebagian fungsi diantaranya adalah perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi dan pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah.

3.1.2 Praktik Kerja Industri

       Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha atau dunia industri dalam upaya pendekatan ataupun untuk meningkatkan kualitas peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan kompetensi (kemampuan) peserta didik sesuai bidangnya masing-masing.

       Berkaitan dengan itu dalam kegiatan PRAKERIN yang dilaksanakan selama kurang lebih tiga bulan, dimulai dari tanggal 10 Juli 2017 sampai dengan 16 September 2017 pada Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sumedang. Banyak hal dan pengalaman yang saya dapatkan. Sesuai dengan tugas/bagian kerja saya di bagian Administrasi, yang saya kerjakan yaitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar saya lakukan setiap harinya selama praktik kerja industri dilaksanakan. Di bawah ini adalah jadwal kegiatan praktik kerja industri yang dilaksanakan secara rutin per minggunya.

Tabel 3.1

Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Industri

Hari Waktu                                Kegiatan
Mulai Selesai
Senin 07:00 16:00                                                

• Menerima surat masuk
• Penyortiran surat masuk
• Mencatat dan mengagendakan surat masuk
• Pengarahan dan penerusan
• Penyampaian surat 

Selasa 07:00 16:00

• Menerima surat masuk
• Penyortiran surat masuk
• Mencatat dan mengagendakan surat masuk
• Pengarahan dan penerusan
• Penyampaian surat

Rabu 07:00 16:00

• Menerima surat masuk
• Penyortiran surat masuk
• Mencatat dan mengagendakan surat masuk
• Pengarahan dan penerusan
• Penyampaian surat 

Kamis 07:00 16:00

• Menerima surat masuk
• Penyortiran surat masuk
• Mencatat dan mengagendakan surat masuk
• Pengarahan dan penerusan
• Penyampaian surat

Jum’at 07:00 16:00

• Menerima surat masuk
• Penyortiran surat masuk
• Mencatat dan mengagendakan surat masuk
• Pengarahan dan penerusan
• Penyampaian surat 

3.1.3 Pengertian Pengelolaan
      

       Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan (Suharsimi Arikunto, 1993: 31). Banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang itulah pengertian yang populer saat ini. pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.

3.1.4 Pengertian Surat Masuk

       Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

3.1.5 Langkah-langkah Menangani Surat Masuk

1) Disposisi
2) Mengagendakan
3) Periksa oleh kepala instansi
4) Menyortir
5) Arsip

3.2  Proses Kegiatan Praktek Kerja Industri
3.2.1 Peralatan Pengelolaan Surat Masuk

1. Baki surat (tray). Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2. Buku agenda surat masuk. Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda.
3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia. Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk.
4. Secretaries desk file. Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya.
5. Alat tulis. Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas.
6. Kertas dan amplop. Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop.
7. Alat pembuka surat. Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel. Stempel tanggal terima dan stempel instansi.
9. Formulir tanda terima/buku ekspedisi. Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar disposisi. Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut, lembar ini digunakan pada pola sentralisasi.

3.2.2 Tatacara Pengelolaan Surat Masuk

       Setelah menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat. Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengelolaan sebagai berikut:

1) Penyortiran Surat

       Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan:

a) Unit Organisasi. Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi dimana surat itu ditujukan.

b) Macamnya. Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat tercatat, dan sebagainya.

c) Kalsifikasinya. Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal lima hari harus diterima).

d) Kualifikasinya. Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B).

e) Urgensinya. Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokkan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2) Pembukaan Sampul

       Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

3) Mengeluarkan Surat Dari Sampul

       Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke sampulnya.

4) Pembacaan Surat

       Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

5) Pencatatan Surat

       Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

• Tanggal Penerimaan Surat Masuk

• Nomor Urut Agenda

• Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk

• Alamat Pengirim

• Hal

• Lampiran

• Isi Disposisi

• Ket.

       Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6) Pembagian Surat

       Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.

       Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

3.2.3 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

       Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Penerimaan 

       Tugas penerimaan adalah :

• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.

• Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat.

• Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.

• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2) Penyortiran 

       Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin, dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

3) Pencatatan

       Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

4) Mengagendakan Surat Masuk

       Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Surat Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

5) Pengarahan dan Penerusan

       Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

6) Penyampaian Surat

       Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

• Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

• Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

• Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7) Penyimpanan Berkas atau Arsip Surat Masuk

       Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000: 167).

BAB IV

 PENUTUP

4.1 Kesimpulan

       Selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) di Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sumedang, penulis mengambil beberapa kesimpulan, diantaranya sebagai berikut:

1. Dengan diadakannya program Prakerin ini, peserta didik dapat menambah wawasan maupun     ilmu pengetahuan dan dapat mengembangkan potensi yang dimiliki oleh masing-masing peserta didik.
2. Peserta didik mendapatkan banyak manfaat, baik itu pengalaman, pengetahuan, dan semua yang terkait dalam dunia kerja. Sehingga dapat menambah wawasan yang peserta didik dapatkan selama ini, karena hanya dengan praktek peserta didik bisa mengetahui seberapa jauh kemampuan yang sudah peserta didik dapat di sekolah. Sehingga suatu saat nanti jika peserta didik memasuki dunia kerja tidak akan ragu melakukannya, karena sebelumnya sudah     mempunyai pengalaman yang baik.
3. Peserta didik dapat mengetahui yang sebenarnya atas hasil yang diperoleh dari sekolah, serta     memperoleh pengetahuan tentang teori-teori, praktek dan bahan-bahan atau benda yang belum   pernah dipelajari di sekolah.
4. Dapat memahami konsep-konsep non-akademis dan non-teknis di dunia kerja, seperti menjaga hubungan atasan dengan bawahan, menjaga hubungan relasi dan sebagainya. 
5. Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) peserta didik akan dibantu oleh           pembimbing. Pembimbing yang berasal dari sekolah dan tempat Prakerin. Pembimbing sekolah akan memberikan kita dorongan atau motivasi agar melakukan kegiatan Prakerin dengan baik   dan lancar. 

        4.2 Saran

       Pada akhir bagian dari laporan Praktek Kerja Industri ini, saya akan menyampaikan saran-saran, baik untuk pihak sekolah maupun bagi pihak instansi perusahaan tentang pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).

        • Untuk Perusahaan

1. Diharapkan agar kerja sama antara sekolah dengan perusahaan lebih ditingkatkan dengan       banyak memberi peluang kepada semua peserta didik SMK untuk Praktek Kerja Industri         (PRAKERIN).
2. Untuk para karyawan lebih ditingkatkan lagi motivasi dan kedisiplinannya dalam bekerja.
3. Hubungan karyawan dengan para peserta didik Prakerin diharapkan selalu terjaga                   keharmonisannya agar dapat tercipta suasana kerjasama yang baik.

        • Untuk Sekolah

1. Bagi semua peserta didik yang melakukan kegiatan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) saran yang paling penting adalah menjaga nama baik sekolah di mana perusahaan tempat                 dilaksanakannya kegiatan Praktek Kerja Industri dan mematuhi peraturan yang ada di perusahaan.
2. Bagi sekolah sebaiknya peserta didik yang akan diterjunkan ke perusahaan untuk mengikuti     PRAKERIN dibekali terlebih dahulu mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dalam perusahaan, sehingga peserta didik PRAKERIN merasa siap baik secara mental maupun fisiknya.
3. Pemantauan terhadap peserta didik yang sedang melaksanakan Prakerin maupun yang baru akan melaksanakan Prakerin agar lebih ditingkatkan lagi untuk meyakinkan pihak perusahaan terhadap program PRAKERIN ini.
4. Dalam pembekalan materi, fisik maupun mental agar lebih ditingkatkan lagi terutama untuk     pembinaan mental peserta didik Prakerin.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN – LAMPIRAN